Dokumentenmanagement

Aus Film und Fernsehen sind den meisten Menschen Krimis bekannt, in denen es mitunter um Erpressung geht. Wie das so üblich ist, siegt am Ende das Gute über das Böse und der oder die Erpresserin wird ihrer gerechten Strafe zugeführt. In der Realität und in besonderen Fällen sieht es jedoch anders aus.

Der besondere Fall ist hierbei die Verwendung von Ransomware durch die Kriminellen und erpresst wird dadurch, dass wichtige Daten auf dem eigenen PC für dessen Besitzer nicht mehr zugänglich sind. Ransomware verschlüsselt zum Beispiel alle Dateien mit den Formaten „DOC“ oder „EXL“. Ransomware ist eine Schadsoftware, die über verschiedene Wege auf den PC gelangen kann. War der Angriff erfolgreich, erhält der oder die Computernutzerin eine Nachricht, wie viel und wohin eine bestimmte Summe zu zahlen ist, bevor der Schlüssel gesendet wird, mit dem die Dateien wieder entschlüsselt werden können.

Ein perfides Spiel um viel Geld

Das Jahr 2002, es ist das Jahr, an dem die Bürger Europas erstmals den Euro real in die Hand bekommen und damit bezahlen können. Witzigerweise sind die ersten, die das tatsächlich tun, weit weg von der EU. Auf der Insel Réunion, ein französisches Überseedepartement im Indischen Ozean, tritt die neue Währung aufgrund der Zeitverschiebung als Bargeld zuerst in Kraft.

Künstliche Intelligenz, ein Thema, das bis vor kurzem eher in der Fiction denn in der Science angesiedelt war. Es schien alles ferne Zukunftsmusik zu sein, bis die ersten neuronal aufgebauten Rechner und Programme zeigten, welches Potenzial dahinter steckt. So etwa die KI AlphaZero, die im Jahr 2018 erstmals ihre Lern- und Leistungsfähigkeit anhand komplexer Brettspiele wie Schach und Go unter Beweis stellte. Die lernfähige KI ist in der Lage, ohne Anleitung oder zuvor gespeicherte Daten, nur durch das Spielen selbst, zunächst die Regeln zu erkennen und dann anhand der durchgeführten Spiele immer besser zu werden. Inzwischen ist AlphaZero bei den Spielen Schach, Go und Shogi unschlagbar und das nach noch nicht einmal einem Jahr. Menschliche Schachgroßmeister brauchen meist Jahrzehnte, um auch nur annähernd dieses Niveau zu erreichen.

Zugegeben, AlphaZero ist im Bereich der KIs noch eine absolute Ausnahmeerscheinung, aber künstliche Intelligenz ist längst in der Wirtschaft und im privaten Bereich angekommen. Das Navi im Auto wäre ohne KI nicht so leistungsfähig und auch Daniel Schönland, Gründer und CEO von PaperOffice DMS, sieht in der Integration einer KI im Dokumentenmanagementsystem den richtigen Weg, das Programm noch kundenfreundlicher zu gestalten.

PaperOffice
Intelligente
Ablage

Henry Ford wird als Erfinder der Fließfertigung bezeichnet, obwohl die Idee, etwas in einzelnen Schritten hintereinander von wiederum einzelnen Personen fertigen zu lassen, die jeweils immer nur eine bestimmte Arbeit auszuführen hatten, schon viel älter ist. Es gibt Hinweise, dass schon im alten Rom die Fließfertigung eine Rolle spielte, gesichert ist sie für das Venedig des 14. Jahrhunderts und dies auch noch für Produkte, die größer und schwerer als Henry Fords Modell T waren. Die Venezianer, damals eine bedeutende Seemacht, fertigten tatsächlich Schiffe in Serie. Die Produktionsrate konnte, das ist belegt, bei Bedarf auf 50 Schiffe pro Woche gesteigert werden. Nicht etwa kleine Ruderboote, sondern Galeeren mit 30 m Länge und über 100 Mann Besatzung. Da können heute selbst südkoreanische Werften nicht mithalten.

Diese kleine Geschichte soll verdeutlichen, welche Bedeutung der Workflow oder der Arbeitsprozess in jedem Unternehmen und in jedem Segment besitzt. Auch in der PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware spielt der Workflow eine große, wenn nicht „die“ Rolle. Schließlich und endlich ist die digitale Archivierung von Dokumenten unter anderem nur dann für eine Firma nützlich und sinnvoll, wenn die archivierten Daten effektiver nutzbar sind als in Form analoger Speicher, sprich Kellerarchive oder Aktenschränke.

Workflow in PaperOffice – Hand in Hand

Mark Zuckerberg, Gründer der weltgrößten social media Plattform Facebook kündigte im März 2019 eine Kehrtwende an. War und ist Facebook bisher ein Paradies für Datenspione, die darauf bequem die Gewohnheiten, Vorlieben und Interessen von Nutzern und deren Freunde, selbst derjenigen, die gar nicht bei Facebook registriert sind, auswerten und vermarkten können, so wird sich dies nun ändern. Von nun an steht das datenschutzorientierte Messaging ganz oben auf der Prioritätenliste des Kommunikationskonzerns, der mit seinen Teilbereichen Facebook, WhatsApp, Instagram und Messenger von 2,7 Milliarden Menschen genutzt wird. 2,1 Milliarden davon tun dies täglich.

Datenschutzorientiertes Messaging ist für PaperOffice DMS kein Thema, weil es schon immer ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagement Systems war. So wichtig, das Paperoffice schon im Voraus ein möglicherweise großes Datenleck erst gar nicht entstehen lässt.

NAS Server von Synology und PaperOffice

Dienste, Anwendungen und Daten in die Hände Dritter zu legen, ist längst zum erfolgreichen Geschäftsmodell geworden, das für den Kunden Einsparungen bei den Kosten wie bei der Zeit bedeutet. Das Schlagwort hierfür ist die Cloud, die Datenwolke im Internet.

Liquidität spielt eine entscheidende Rolle für das Überleben von Architektur- und Ingenieurbüros, denn Geldmittel müssen verfügbar sein, um Verbindlichkeiten nachzukommen. Limitierte Honorarvolumina bei Projekten nach HOAI, die Vielfalt verschiedener Projekte sowie stark ausgereizte Zahlungsziele erfordern daher eine effiziente Liquiditätsplanung. Diese ist allerdings nur mit Unterstützung entsprechender Software zu bewältigen. Mit der Projekt- und Controllingsoftware KOBOLD CONTROL plant der Büroinhaber anhand des aktuellen Auftragsbestands und projektbezogener Meilensteine sowie Erfüllungszeitpunkte detailliert die Einnahmenseite seines Projektgeschäfts über die kommenden Monate. Auch ist mit dem Controllingtool der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH der Überblick über die Entwicklung des Gesamt-Mittelzuflusses jederzeit abruf- und steuerbar.

Als Spezialanbieter für Planungsbüros hat sich die Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH seit Jahren den Ruf erworben, die Bedürfnisse von Architekten und Ingenieuren zu kennen und in Softwarelösungen abzubilden. Analog zu seinen Controllinglösungen bietet das Unternehmen ab sofort Beratungsleistungen, die weit über Schulung und Implementierung der Software hinausgehen. Denn aufgrund seiner jahrelangen Branchenerfahrungen weiß KOBOLD wie Planungsbüros funktionieren, in welchem Umfeld sie arbeiten und wo die Verbesserungspotenziale verborgen sind.

Unterstützt wird das Systemhaus dabei von dem Berater und Organisationsentwickler Hans-Joachim Schulten. Schulten hat seit 2002 eine Vielzahl namhafter Planungsbüros deutschlandweit und zum Teil auch im Ausland unterstützt und sich zu einem der führenden Berater für die Planerbranche entwickelt. Markenzeichen seiner Arbeit ist die Kombination aus Praxiserfahrung, betriebswirtschaftlichem Know-how und Management-Expertise. Seine langjährige Moderationserfahrung in Verbindung mit einer fundieren Branchenkompetenz gewährleistet effiziente und zielorientierte Workshops und Beratungen. Als Referent überzeugt er immer wieder auch an diversen Architektenkammern. Schultens Kernkompetenzen liegen in der

Als Spezialanbieter für Planungsbüros hat sich die Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH seit Jahren den Ruf erworben, die Bedürfnisse von Architekten und Ingenieuren zu kennen und in Softwarelösungen abzubilden. Analog zu seinen Controllinglösungen bietet das Unternehmen ab sofort Beratungsleistungen, die weit über Schulung und Implementierung der Software hinausgehen. Denn aufgrund seiner jahrelangen Branchenerfahrungen weiß KOBOLD wie Planungsbüros funktionieren, in welchem Umfeld sie arbeiten und wo die Verbesserungspotenziale verborgen sind.

Unterstützt wird das Systemhaus dabei von dem Berater und Organisationsentwickler Hans-Joachim Schulten. Schulten hat seit 2002 eine Vielzahl namhafter Planungsbüros deutschlandweit und zum Teil auch im Ausland unterstützt und sich zu einem der führenden Berater für die Planerbranche entwickelt. Markenzeichen seiner Arbeit ist die Kombination aus Praxiserfahrung, betriebswirtschaftlichem Know-how und Management-Expertise. Seine langjährige Moderationserfahrung in Verbindung mit einer fundieren Branchenkompetenz gewährleistet effiziente und zielorientierte Workshops und Beratungen. Als Referent überzeugt er immer wieder auch an diversen Architektenkammern. Schultens Kernkompetenzen liegen in der

Um den avisierten Projekterfolg im Architektur- und Ingenieurbüro sicherzustellen, sind Kosten, Termine und die Qualität der Projekte regelmäßig zu überwachen. Auch ist das Verhältnis von erreichtem Projektstand zum erbrachten Aufwand stetig zu steuern. Wird dies vernachlässigt, ist die Zielerreichung mit Risiken verbunden, denn gerade bei größeren, länger dauernden Projekten haben Änderungen im Projektverlauf große Auswirkungen auf die ursprüngliche Planung. Bei der regelmäßigen Erfassung und Bewertung des Leistungsstandes zeigt sich für die Planer der Vorteil des integrierten Ansatzes der datenbankgestützten Controllingsoftware KOBOLD CONTROL.

Der verantwortliche Projektleiter bewertet den erreichten Projektstand direkt im System – dies sollte mindestens einmal monatlich geschehen – und kann den daraus resultierenden Stand seines Projektes überwachen. Verschiedene in KOBOLD CONTROL verfügbare Berichte stellen dar, ob der erreichte Projektstand in einem auskömmlichen Verhältnis zu den tatsächlich entstandenen Kosten und verbrauchten Stunden steht. Die Erfassung des Leistungsstandes erfolgt dabei zu bestimmten Zeitpunkten mittels einer prozentualen Wertung jeder Leistungsphase, jeder besonderen Leistung oder jeder weiteren Tätigkeit im Projekt.

Die Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH bietet seit Mai sein Projekt- und Controllingprogramm KOBOLD CONTROL als Small Business Paket an. Das schlanke Gesamtsystem mit reduziertem Gesamtumfang ist als Einstieg für kleine Planungsbüros gedacht und ermöglicht den Start in einen gut strukturierten und organisierten Büroalltag, setzen doch heute vermehrt neu gegründete Büros von Anfang an auf eine professionelle IT-Infrastruktur. Die Büros können somit direkt mit einer professionellen Lösung mit der Option des Umstiegs auf die große Version arbeiten. Das als Netzwerklösung verfügbare Lizenzpaket ist für bis zu maximal fünf Nutzer konzipiert und kostet 2.200 € zzgl. gesetzl. geltender MwSt. Ein Pflegevertrag, der Hotlinenutzung und regelmäßige Updates beinhaltet, ist verfügbar.