PaperOffice Workflow – clevere Teamarbeit
Henry Ford wird als Erfinder der Fließfertigung bezeichnet, obwohl die Idee, etwas in einzelnen Schritten hintereinander von wiederum einzelnen Personen fertigen zu lassen, die jeweils immer nur eine bestimmte Arbeit auszuführen hatten, schon viel älter ist. Es gibt Hinweise, dass schon im alten Rom die Fließfertigung eine Rolle spielte, gesichert ist sie für das Venedig des 14. Jahrhunderts und dies auch noch für Produkte, die größer und schwerer als Henry Fords Modell T waren. Die Venezianer, damals eine bedeutende Seemacht, fertigten tatsächlich Schiffe in Serie. Die Produktionsrate konnte, das ist belegt, bei Bedarf auf 50 Schiffe pro Woche gesteigert werden. Nicht etwa kleine Ruderboote, sondern Galeeren mit 30 m Länge und über 100 Mann Besatzung. Da können heute selbst südkoreanische Werften nicht mithalten.
Diese kleine Geschichte soll verdeutlichen, welche Bedeutung der Workflow oder der Arbeitsprozess in jedem Unternehmen und in jedem Segment besitzt. Auch in der PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware spielt der Workflow eine große, wenn nicht „die“ Rolle. Schließlich und endlich ist die digitale Archivierung von Dokumenten unter anderem nur dann für eine Firma nützlich und sinnvoll, wenn die archivierten Daten effektiver nutzbar sind als in Form analoger Speicher, sprich Kellerarchive oder Aktenschränke.
Workflow in PaperOffice – Hand in Hand
Allein die Vorteile der Umwandlung analoger Formate in digitale Speichereinheiten müssen wohl kaum erklärt werden, wobei es manchmal an den Schnittstellen hakt. Nicht wenige Dokumentenverwaltungssysteme arbeiten nur mit Einzug-, Flachbett- oder Trommelscannern. PaperOffice DMS hingegen erlaubt den Einsatz aller bildgebenden Verfahren, die eine digitale Schnittstelle besitzen, gleich, ob nun USB, W-LAN oder Bluetooth. Das können die Webcam, die Handycamera oder der Kopierer im Büro sein. Dank einer hochauflösenden OCR-Texterkennung werden die Textinhalte aus Bildformaten sauber ausgelesen, umgewandelt und sofort inklusive Stichwortindexierung abgespeichert.
Fast zeitgleich lassen sich die gerade abgespeicherten, nun digitalen Inhalte abrufen, und zwar mittels der Live-Stichwortsuche in PaperOffice DMS. Diese Form der Durchsuchung digitaler Archive braucht nur Sekundenbruchteile, weil nicht etwa alle Dokumente komplett nach dem jeweiligen Begriff durchforstet werden, was mitunter mehrere Minuten dauern kann, sondern nur der alphabetisch sortierte Stichworte-Index vn PaperOffice
Projekte abarbeiten mit PaperOffice Workflow
Eigentlich wären mit den bisher erklärten Schritten die Aufgaben einer üblichen Dokumentenverwaltungssoftware erledigt, doch das Team von PaperOffice war schon immer seiner Zeit etwas voraus und integrierte einen umfassenden Workflow in die Paperoffice DMS. Dazu wurden zunächst einmal weitere Schnittstellen geschaffen, die andere betriebswirtschaftliche und administrative Software, etwa Buchhaltungsprogramme, Warenwirtschaft, MS-Office, CRM und ERP, integriert.
Die umfangreiche Passwortverwaltung von PaperOffice erlaubt es so, innerhalb des Netzwerkes separate Projektbereiche einzurichten oder beispielsweise gezielte Aufgabenzuweisungen vorzunehmen, wobei zugleich für jeden Mitarbeiter ein eigenes Zugangslevel mit unterschiedlichen Berechtigungen vergeben werden kann. Der letzte Punkt fällt schon in den Bereich der Sicherheit, der auch im Workflow von Paperoffice groß geschrieben wird. Das Unternehmen PaperOffice steht hierbei auf dem Standpunkt, dass es gar nicht sicher genug sein kann, denn Unsicherheiten gibt es gerade in der IT ebenfalls genug. Darum setzt PaperOffice auf Schwarmverarbeitung und die Datenspeicherung in betriebseigenen NAS-Servern, keinesfalls auf die Cloud im Internet.
Ob nun Schiffe, Autos oder andere Dinge gefertigt werden, die Firma ein Dienstleister oder ein Handelsunternehmen ist und eine kleine, mittlere oder überdurchschnittliche Betriebsgröße aufweist, mit PaperOffice DMS ist der Workflow gewährleistet.