Daniel Schönland und PIA – die PaperOffice KI

Künstliche Intelligenz, ein Thema, das bis vor kurzem eher in der Fiction denn in der Science angesiedelt war. Es schien alles ferne Zukunftsmusik zu sein, bis die ersten neuronal aufgebauten Rechner und Programme zeigten, welches Potenzial dahinter steckt. So etwa die KI AlphaZero, die im Jahr 2018 erstmals ihre Lern- und Leistungsfähigkeit anhand komplexer Brettspiele wie Schach und Go unter Beweis stellte. Die lernfähige KI ist in der Lage, ohne Anleitung oder zuvor gespeicherte Daten, nur durch das Spielen selbst, zunächst die Regeln zu erkennen und dann anhand der durchgeführten Spiele immer besser zu werden. Inzwischen ist AlphaZero bei den Spielen Schach, Go und Shogi unschlagbar und das nach noch nicht einmal einem Jahr. Menschliche Schachgroßmeister brauchen meist Jahrzehnte, um auch nur annähernd dieses Niveau zu erreichen.

Zugegeben, AlphaZero ist im Bereich der KIs noch eine absolute Ausnahmeerscheinung, aber künstliche Intelligenz ist längst in der Wirtschaft und im privaten Bereich angekommen. Das Navi im Auto wäre ohne KI nicht so leistungsfähig und auch Daniel Schönland, Gründer und CEO von PaperOffice DMS, sieht in der Integration einer KI im Dokumentenmanagementsystem den richtigen Weg, das Programm noch kundenfreundlicher zu gestalten.

PaperOffice
Intelligente
Ablage

PIA, die Anfangsbuchstaben der PaperOffice Intelligente Ablage, gaben der KI in PaperOffice DMS den Namen, der sich hören lassen kann, bedeutet der aus dem lateinischen stammende Name doch nichts anderes als die Pflichttreue und Fromme, wobei letzteres bei einer KI wohl keine Rolle spielt, wohl aber die Pflichttreue.

PIA – das lernfähige Gedächtnis von PaperOffice

Zusammen mit seinem Team stellte sich Daniel Schönland die Frage, wie verschiedene Vorgänge in PaperOffice mithilfe von PIA automatisiert werden können. Dabei zeigte sich unter anderem die Verschlagwortung von Dokumenten als ein hoher Aufwand, der viel menschliche Arbeitszeit kostet.

Eine gute Aufgabe für PIA, die dabei nicht nur bestimmte Schlagwörter in Dokumenten erkennt, sondern ebenso bildliche Inhalte, wie Logos oder auch maschinenlesbare Codes. PIA liest zunächst eingescannte oder bereits digital vorliegende Unterlagen und ordnet diese dem passenden Ablagebereich zu. Natürlich kann PIA nicht im Voraus wissen, was wo hingehört, aber wenn sie einmal gelernt und aufgenommen hat, welche Logos, Adressen und textliche Inhalte zu einer bestimmten Firma, einer Behörde oder einem Kunden gehören, werden alle nachfolgenden Unterlagen mit deckungsgleichen Inhalten automatisch richtig zugeordnet. Damit ist die Ablage fast vollständig automatisiert. Lediglich das Einlegen eines analogen Dokuments in den Scanner bleibt ein manueller Vorgang, zunächst jedenfalls.

Nicht wenige Unternehmen in Deutschland, aber auch in der ganzen Welt, verfügen noch über ein analoges Archiv, das auf seine Digitalisierung wartet. PIA in der PaperOffice DMS bietet sich hierzu als eine sehr hilfreiche und Personalressourcen schonende Hilfe an. Womit Daniel Schönland einmal mehr entsprechenden Weitblick bewies, als er sich entschied, die KI in PaperOffice zu integrieren. Doch PIA kann noch mehr. Aus dem größer und größer werdenden Datenbestand ist PIA in der Lage, Dokumente soweit zu erstellen, das etwa bei Antwortbriefen nur noch der individuelle Text eingesetzt werden muss. Adresse, Logo, Fuß- und Betreffzeile filtert PIA im Vorfeld aus und stellt dem Anwender eine entsprechende Vorlage zur Verfügung. Natürlich sind auch ganze Textkörper möglich, etwa bei Rundschreiben an Geschäftspartner.

PIA – die KI in PaperOffice, die den Preis-Leistungssieger unter den Dokumentenverwaltungssystemen noch effizienter macht.