Aufbewahrungspflichten im Online-Shop
Verfasser: pr-gateway on Thursday, 2 February 2017
Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, Faxe - auch für Onlinehändler gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Doch nicht selten herrscht Unsicherheit darüber, welche Unterlagen in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind. Warum der Ausdruck einer E-Mail manchmal nicht reicht, welche Vorteile eine elektronische Archivierung bringt und worauf Händler sonst noch achten sollten, verrät Tanya Stariradeff, Rechtsexpertin bei Trusted Shops.
Die Aufbewahrungspflichten sind im Wesentlichen - aber nicht abschließend - in § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Aufbewahrungspflichtig sind danach unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege.
Für den Online-Versandhandel sind vor allem die Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege von Bedeutung, und zwar unabhängig von ihrer Form. Erfasst werden:
Papierdokumente wie zum Beispiel Briefe und Faxe
Elektronische Nachrichten, zum Beispiel E-Mails oder Nachrichten über ein Online-Kontaktformular
Listen und Protokolle im Rahmen eines EDV-Systems
Buchungsbelege