Vom Erstgespräch zur passenden Nachfass-E-Mail: Flow360.io automatisiert Messenachbereitung DSGVO-konform mit KI
Nach der Messe verlieren Unternehmen oft ihre besten Kontakte
Bonn, 6. Oktober 2026 – Messen und Fachveranstaltungen erzeugen in der Regel in wenigen Tagen eine hohe Zahl neuer Kontakte. Verloren gehen sie meist nicht am Stand, sondern in den Wochen danach. Mit einem Workflow von Flow360.io erfassen Mitarbeiter Kontaktdaten samt Gesprächsinhalten und erhalten über Flow360 AI-Node einen Textvorschlag für die persönliche Nachfass-E-Mail zurück in den Arbeitsprozess. Die Verarbeitung aller Daten erfolgt dabei durchgehend im europäischen Datenraum.
Auf Messen entstehen oft hochwertige Gespräche: Interessenten schildern ihren konkreten Bedarf, nennen offene Fragen und vereinbaren nächste Schritte. Genau dieser Kontext geht in der Nachbereitung jedoch häufig verloren. Bleiben nach der Messe nur Kontaktdaten und knappe Notizen, fällt das Follow-up entsprechend allgemein aus.
Laut einer Analyse des B2B-Fachportals Trade Show PRO vom 8. März 2026 benötigen B2B-Unternehmen 10 bis 14 Tage für die Nachbereitung. 80 Prozent aller Messeleads erhalten überhaupt kein Follow-up.
„Die Information aus dem Gespräch gelangt in vielen Fällen nie in einen Prozess. Das ist keine Frage der Disziplin im Vertrieb, sondern eine Frage des fehlenden Schritts zwischen Gespräch und Nachbereitung“, erklärt Christina Bienek, Mitgründerin von Flow360.io.
Der Flow360 AI-Node bindet Künstliche Intelligenz direkt in den Prozess ein
Der Workflow in Flow360.io, eine Software zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe, startet bereits bei der Erfassung der Kontakte. Neben den Kontaktdaten hält der Mitarbeiter am Messestand die Inhalte des Gesprächs in einem digitalen Formular fest. Dieses Formular und den dazugehörigen Workflow gestaltet das Unternehmen selbst, per Drag & Drop und ohne Programmierkenntnisse.
Im Flow360 AI-Node stellt der Workflow eine Anfrage an ein Sprachmodell. Die erfassten Angaben werden um öffentlich zugängliche Informationen, z. B. von der Website des Kontaktunternehmens, ergänzt und mit dem Leistungsportfolio des eigenen Unternehmens verknüpft. Dadurch entsteht ein Textvorschlag für eine Nachfass-E-Mail, die zum Bedarf des Kontakts passt.
Der Workflow trennt Vorarbeit und Verantwortung. Der im AI-Node entstandene Textvorschlag geht an den zuständigen Mitarbeiter. Erst nach einer protokollierten Prüfung und Freigabe verlässt die automatisierte E-Mail das System.
Im Flow360 AI-Node legt der Flow-Manager fest, welches Sprachmodell zum Einsatz kommt, auf welche Felder des Prozesses die KI zugreift und wohin das Ergebnis fließt: in Felder, Dokumente oder E-Mails. Den Prompt formuliert der Flow-Manager selbst oder lässt sich von der KI einen Vorschlag erstellen, in dem die Feldzuordnungen, abhängig von der Aufgabenstellung, direkt eingebunden sind. Auf diese Weise ist die Erstellung eines AI-Nodes ohne Programmierkenntnisse möglich.
Maßgeblich für die Gestaltung des AI-Nodes sind dabei der Prozess, die verwendeten Daten und die KI-Richtlinie des Unternehmens. Voreingestellt sind Sprachmodelle von Mistral AI, deren Infrastruktur in der Europäischen Union betrieben wird.
Datenschutz entscheidet sich am Arbeitsplatz
Kontaktdaten und Gesprächsinhalte sind personenbezogene Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung greift damit unabhängig von der Einordnung der eingesetzten KI. Solange Beschäftigte selbst bestimmen, welches Werkzeug sie nutzen, lässt sich weder steuern noch belegen, wo Kundendaten verarbeitet wurden. Im Workflow ist diese Entscheidung bereits getroffen. Der Flow360 AI-Node richtet jede Anfrage ausschließlich an das freigegebene Modell.
Das adressiert zugleich Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung, der ausreichende KI-Kompetenz der bedienenden Beschäftigten verlangt. Ein geführter Workflow ersetzt keine Schulung, verringert jedoch den Spielraum für Fehlgriffe, weil Werkzeugauswahl und Datenübergabe nicht mehr im Ermessen des Einzelnen liegen.
Übertragbar auf weitere Prozesse
Die Messenachbereitung ist dabei nur ein Anwendungsfall. Der Ablauf aus geführter Erfassung von Daten und Gesprächsinhalten, KI-Unterstützung und menschlicher Freigabe lässt sich ebenso bei Reklamationen, Lieferantenanfragen oder der Angebotsvorbereitung anwenden. Weil alle diese Prozesse denselben Rahmen aus freigegebenen Modellen, dokumentierter Freigabe und zentraler Ablage nutzen, gewinnen Unternehmen mit jedem Anwendungsfall Bearbeitungszeit zurück, ohne den Kontrollrahmen neu verhandeln zu müssen.
„Wir setzen diesen Ablauf selbst ein, zum Beispiel bei der Ansprache neuer Kontakte über Business-Netzwerke. Für eine personalisierte Nachricht einschließlich inhaltlicher Kontrolle benötigen wir dort im Durchschnitt rund 40 Sekunden, zuvor waren es mindestens sechs Minuten. Automatisierung ersetzt in diesem Prozess kein Urteilsvermögen, sie verschafft Zeit“, sagt Bienek.
Flow360.io ist eine No-Code-Plattform zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das Unternehmen ermöglicht es KMU, individuelle Workflows und digitale Schnittstellen ganz ohne Programmierkenntnisse per Drag & Drop zu erstellen. Dadurch hilft Flow360.io Unternehmen dabei, Medienbrüche zu beseitigen, operative Kosten zu senken und wertvolles Betriebswissen zentral zu sichern. Flow360.io wird auf einer Infrastruktur in Deutschland betrieben und trägt das Siegel Software Made in Germany. www.flow360.io
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