PaperOffice - tatsächlich DMS oder eher ECMS?

Das Jahr 2002, es ist das Jahr, an dem die Bürger Europas erstmals den Euro real in die Hand bekommen und damit bezahlen können. Witzigerweise sind die ersten, die das tatsächlich tun, weit weg von der EU. Auf der Insel Réunion, ein französisches Überseedepartement im Indischen Ozean, tritt die neue Währung aufgrund der Zeitverschiebung als Bargeld zuerst in Kraft.

Auch sonst war dieses zweite Jahr des neuen Jahrtausends angefüllt mit bemerkenswerten und auch weniger bemerkten Ereignissen. Eines dieser unscheinbaren Ereignisse zeigte sich zudem erst zum Ende des Jahres. Zum ersten Mal seit Beginn der digitalen Revolution wurden auf der Erde mehr Daten in digitaler Form abgespeichert als auf analoge Weise. Das war zugegebenermaßen ein Vorgang, der erwartet wurde und doch ein Meilenstein, und zwar auf dem Weg zum papierlosen Büro. Für die IT-Branche zudem das Signal, ihre Anstrengungen in Bezug auf die Verwaltung digitaler Daten zu verstärken. Die Ansätze hierzu wurden bereits im Jahr 1995 mit dem Begriff Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, definiert. Einer, der seine Anstrengungen im Jahr 2002 verstärkte, war Daniel Schönland. Er schrieb die erste Version von PaperOffice, zunächst nur für den Eigenbedarf, um dem digitalen Datenchaos auf dem eigenen PC Herr zu werden. Daraus wurde im Laufe der Jahre ein Dokumentenverwaltungssystem, das heute rund um den Globus in über 900.000 Firmen nicht nur für Ordnung auf Rechnern, Servern und in Netzwerken sorgt. Es ist ein System oder eine Software die aufgrund ihrer Fähigkeiten den ursprünglich für das DMS definierten Rahmen sprengt und vielmehr im Bereich des Enterprise Content Management System (ECSMS) einzuordnen ist.

Vom Archiv über Workflow zur KI

DMS befasst sich im engeren Sinne mit dem Bündeln und einordnen digitaler Dokumente in ein dynamisches Ablagesystem. Dazu gehört auch die Umwandlung analoger Ordner oder Unterlagen in ein digitales Format sowie die Bürokommunikation auf der Ebene des Abrufens und bearbeiten von Inhalten durch mehrere Mitarbeiter, also ein Teilbereich des Workflow-Managements. Diese Vorgänge sind wiederum ein Bestandteil des Informations-Managements, das in Teilen als Enterprise Content Management System in Erscheinung tritt.

Grundlage für das Enterprise Content Management ist eine Plattform, die die Bereitstellung interner wie externer Informationen erlaubt. Auf dieser Plattform finden sich sodann das Knowledgemanagement, also die Bereitstellung von Wissen, die Dokumentenverwaltung inklusive der Archivierung und das Workflowmanagement. Hinzu kommt die Verwaltung von eingebundenen Servern mit ihren jeweiligen Schnittstellen zum Intranet wie zum Internet. Das ECM oder ECMS sorgt unter anderem dafür, dass Speicherkapazitäten nicht unnötigerweise doppelt oder dreifach mit unzähligen Kopien eines Dokuments belegt werden, wohl aber dafür, dass sich die Historie einer Dokumentenänderung lückenlos und detailliert verfolgen lässt. Hier zeigt sich PaperOffice mit einem erhöhten Sicherheitsbewusstsein, denn Daniel Schönland und sein Team empfehlen ihren Kunden, auf eine externe Cloud zu verzichten. Die Bequemlichkeit der Cloud muss mit einem recht hohen Sicherheitsrisiko bezahlt werden. PaperOffice sieht im firmeneigenen Server und NAS (Network attached Storage) die bessere Lösung, wobei PaperOffice NAS von Synology empfiehlt. Der taiwanesische Hersteller ist Weltmarktführer und bietet sehr ausgereifte und zuverlässige Produkte an.

Ist PaperOffice nun DMS oder doch längst ECM?

Alles zusammengenommen zeigt sich PaperOffice auf einer Entwicklungsstufe, die die Funktionalität des DMS weit übersteigt. Nicht zuletzt auch durch den Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Erkennung von Inhalten und der eigenständigen Bereitstellung von Formularen und Vordrucken. PaperOffice kann deshalb ruhigen Gewissens als ECMS bezeichnet werden.